仕事効率化のための手帳術。計画性で残業を減らす！

あなたは仕事で手帳を使われていますか？

今の時代、デジタルでスケジュール管理されている方もおられるでしょうが、今でも紙の手帳を使っている方も多いかと思います。
かくいう筆者も紙の手帳を愛用しています。

紙の手帳を使っている方のなかには、マンスリーのページに予定を書き込むだけで、そのほかのページを使用していないという方もおられるのではないかと思います。

この記事では、手帳を活用して効率的に仕事を進める方法を紹介しています。
効率よい仕事で残業時間を減らし、趣味や家族の時間を確保したいという方はぜひ試してみてください。

計画性がないからムダな時間が生まれる

5分の確保が30分や1時間の短縮につながる

同じ仕事量をこなすにあたって、どちらのほうが仕事を段取りよく進められるでしょうか。

いうまでもなく、1番の人のほうが効率的に仕事を進めれますよね。
朝に5分間、やるべきことを整理する時間を確保するだけで、1日の作業の進み具合はまったく違います。
計画の時間を朝に5分確保するだけで、30分や1時間の残業時間の短縮につながります。

要するに、計画的に仕事を進められるかどうかが、仕事を効率的に進められるか否かに直結するわけです。
この計画を、日単位、週単位、月単位で行うために、手帳はとても優れたツールになります。

人間は同時に複数の作業ができない

仕事が忙しくなり、やることが多すぎると、何をしても仕事がはかどらないという経験はないでしょうか？

人間の脳は、同時に複数のことに集中できるようにはできていません。
脳科学の研究では、「私はマルチタスクができる」と自信をもっている人ほど、集中力に欠けることがわかっているようです。

やるべきことが多いにもかかわらず、頭の中で何から取りかかるべきかが整理できていないと、脳は今とりかかっている作業以外のことも気になり、一つのことに集中できません。
そのため、仕事にとりかかる前にその日にやるべきことを整理し、優先順位を決めてとりかかることで、頭の中は作業すべき順番がクリアになり、一つ一つの作業に集中することができます。

計画性をもって、今やるべきこと以外のことに気が散らない状況で仕事を進めようということです。

どんな手帳を選べばいいか

手帳は毎年様々なフォーマットのものが売り出されるため、選ぶだけでも一苦労です。
筆者がおすすめするのはマンスリーとウィークリーのページが入っている手帳です。

マンスリーのページは来客や打合せなどの予定を記入しておき、予定があいている日や時間などをまとめて見るのに役立ちます。

また、ウィークリーのページでは、すでに決まっている予定だけでなく、これからやるべき、その日にやるべきことを記入することで、計画的な作業が可能です。

効率化のための手帳の使い方

ではここからは、実際に手帳をどのように使って仕事の効率化を図るのかを具体的に解説していきます。
なお、仕事の内容や進め方は人それぞれですので、筆者の使い方をぴったりご自身に当てはめていただく必要はありません。
ご自身にあった形でアレンジしていただければ結構です。

月はじめにやるべきことを書き出す

まず月のはじめには、マンスリーのページにその月にやるべきことを書き出します。

多くの手帳では、マンスリーのページにメモ欄が設けられているため、この部分に箇条書きします。
この段階では、ご自身の現在担当している業務だけでなく、その月スタートする業務などもある程度イメージし、書き出していきます。
当然、月の途中で業務が発生することがあるため、その都度加筆します。

ここでの主な目的は、仕事の抜けおち防止と優先順位の決定です。
何か忘れていることはないかを確認しながら、作業の優先順位や締め切りを確認していきます。
締め切りが決まっているものは、日付を明記し、下線をひくなど一目でわかるようにしておくのもオススメです。

なお、マンスリーのページでは、各日に来客や出張などの予定を書き込むかと思います。
筆者はその際、出張や休暇など、会社を不在にする予定は青字、締切日など重要な予定は赤字とし、見落とさないように書き分けています。

一週間のはじめにいつ何をやるかを計画

次に一週間のはじめには、各曜日にやることを決めます。
もちろん一週間のなかで不測の作業も出てくる可能性があるため、筆者は5分程度で大まかに各曜日3つ程度の作業を設定しています。

ここでの主な目的は、各作業のスケジュール感を整理し、一週間後にどの作業をどの程度まで進めておく必要があるかをイメージすることです。
一つの作業に要する時間に応じて、1日に設定する作業量は増減させてかまいません。

出社すると色々と声をかけられて予定通り進まないという方も多いかと思います。
そんな方は、計画外の雑務の時間も見込んだ作業工程をイメージするのがいいのですね。

1日のはじめにその日やることをToDoリストにする

最後に、ToDoリストを使って当日やることを設定します。
毎朝5分だけ時間をとってToDoリストを作ることで、その日やるべきことがより明確になり、結果的に30分や1時間の時間短縮につながります。

ウィークリーの時点でたてた計画に基づき、その日にやるべき作業を整理し、午前中に何をすべきか、午後に何をやるかを計画します。
その際、「まずこれを終わらせる、その次にこれにとりかかる」と、優先順位を決めておくことで、作業間のムダな時間をなくすことができます。

前述したとおり、人の脳は複数の作業を同時に、効率良く進めることは不向きです。
複数の作業を同時に行なった場合、片方の作業からもう一方の作業に戻った際、脳がその作業に適応するのに数分かかることもあるようです。
そのため、あれもこれもと作業を進める方は、非効率な脳の使い方、作業の進め方をしていることになります。

朝一番にその日にやる作業順を決めておき、一つ一つの作業を集中して終わらせることで、効率的に仕事を進めることができます。

ToDOリストでは午前、午後の使い分けを意識

ToDoリストを作成する際には、午前中に終わらせるべき作業を意識して、計画をたてるべきです。
午前、午後の時間をうまく使い分けることで、さらに効率的に仕事を進めることができます。
くわしくは以下の記事で紹介していますので、気になる方はチェックしてみてください。

今は豊富な種類の手帳が売られており、手帳にToDoリストが設けられているものもありますが、ToDoリストに関しては、毎日一枚の紙で作成し、すぐに目に入る場所においておくことをオススメします。
せっかく集中して仕事を進めれているため、ToDoリストを見るために手帳を開いて、という時間がもったいないです。

また、筆者は以下の書籍で紹介されているToDoリストを愛用しています。
このToDoリストは、午前、午後が分かれているのに加え、毎日やること、スキマ時間にやることなどが記述できるようになっています。
また、仕事をしていると事務的な雑務で時間を取られて本業が進まないということもあるかと思いますが、雑務を書くスペースもあり、各作業の合い間などに計画的にこなすことができます。

なお、このToDoリストは、書籍購入者のみダウンロードできるようになっています。
見開きで1トピックずつ、自己研鑽や仕事の効率化に関する内容がまとめられており非常に読みやすいので、ご興味のある方はチェックしてみてください。

手帳の使い方をかえれば社会人生活がかわる

ここまで、仕事の効率化のための手帳の使い方を紹介してきましたが、計画性をもって仕事にとりかかることができれば、以下のようなメリットがあります。

これらはすべて、社会人生活を大きくかえるメリットではないでしょうか。

筆者自身、仕事の経験が浅い若手のころは、自分の仕事に自信がありませんでした。
20代前半の頃は無計画に仕事を進め、自分の能力に自信がにないためにラクな仕事からとりかかり、キツイ仕事を残業して終わらせるということがよくありました。

ですが、結局いつかはやらなければいけない仕事であれば、計画的に早め早めに終わらせるほうがいいに決まっています。
そうするとまわりの信頼を得られ、「この上司は自分を信頼してくれている」と感じられるようになれば、とても前向きに仕事にとりかかえることができるものです。
その結果、新しいチャレンジの機会がきたときに、「まぁやってみるか」、「自分を信頼して言ってくれてるし」という前向きな気持ちも生まれてきます。

限られた人生のなかで、仕事の時間を少しでも短縮し、自由な時間やチャレンジの機会を確保するためにも、計画をたてて仕事にとりかかるほうがいいのは、火を見るよりも明らかですよね。

なお、新しいことにチャレンジしたいけど何から始めていいかわからないという前向きな方であれば、以下の記事なども参考になります。
目標のための最短ルートが見つかるかもしれないので、気になる方はチェックしてみてください。

作業効率を一気に下げる注意点

現代社会で仕事中の作業効率を一気に下げるツールがあります。
計画性をもって仕事をしていても、この点が守られていないと、効率的な作業に水を差し、集中力が保てなくなってしまう恐れがあります。

その注意点とは「目に入る場所にスマホを置く」。
置いているだけでも絶対NGです。
できればカバンやデスクの中にしまっておきたいですが、もし仕事の連絡でスマホを使うという方はポケットなど目につかない場所に入れておきましょう。

視界に入ると用事がなくても気になりますし、用事がなくてもチェックしてしまいます。
スマホ一つで様々な魅力的な世界に触れられるため、作業中だけでなく、打合せなどの場でも視界にあると気になって仕方がないはずです。

スマホとの上手な付き合い方については以下の書籍が参考になります。
読んでみると自分自身、思い当たる点が多すぎて「気をつけよう」と思わされます。
仕事中にデスクの上にスマホを置くのは絶対NGです！

おわりに

ここまで、手帳を使って効率的に仕事を進める方法を解説してきましたが、同じ仕事量であっても、人によってかかる時間は大きくことなります。
Aさんはあれだけでの仕事量をしっかり定時までに終わらせている、一方のBさんはこれだけの仕事なのになんで毎日残業してるんだ、って職場で感じる方もおられるのでは？
であれば、自分も絶対Aさんのほうになりたいですよね。

そのためにも、手帳やToDoリストを使った仕事の効率化を、明日からでも試してみてはいかがでしょうか。

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