【仕事効率化】午前、午後の時間の使い分けで残業を減らす

仕事
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趣味の時間を確保したり、子どもが起きている時間に家に帰ったり。
早く仕事を終わらせたいのになかなか仕事が終わらない。
ワークライフバランスなどと言われてる現代ですが、毎日そんな思いで残業している方も多いのではないでしょうか。

Bさん
Bさん

毎日子どもが起きている時間に帰りたいんだけど‥‥。

A子さん
A子さん

私は早く帰ってオンラインの英会話をやりたいの‥‥。

ロア
ロア

午前と午後の仕事のやり方を意識するだけで、残業は減らせますよ!

同じ仕事量でも時間の使い方を見直すだけで仕事時間は短縮できます。
毎日の仕事のなかで、午前中に終わらせる仕事と午後にまわしてもいい仕事を意識すれば気持ちに余裕も生まれて確実に効率化が図れます。

筆者自身、仕事の経験が浅く、自分に自信のない頃は簡単にこなせる仕事から計画性なしに取りかかるクセを自覚していました。
ですが、面倒な仕事をあと回しにするなど、計画性なしに仕事をしてもいいことなんて一つもありません。

この記事では仕事の効率化を図るための午前、午後、夕方の時間の使い方を紹介しています。
結論を申しあげると、午前中の過ごし方が一日を決める、残業時間を決めると言っても過言ではありません。
少しでも早く仕事を終わらせたい、効率的に仕事をこなせる人間になりたいという方は、明日からの時間の使い方の参考にしてみてください。

この記事の対象読者

・仕事を効率的に終わらせ、残業を減らしたい方
・毎日スッキリと仕事を終えたい方

<午前>重要な仕事、面倒な仕事

では早速、仕事を効率的にすすめる有効な時間の使い方を紹介していきます。
まずは一日でもっとも大切な午前中の時間の使い方からです。

午前の使い方が一日を決める

午前中は疲れがたまっておらず、頭が冴えているため、集中力の高いゴールデンタイムです。
そのため、午前中にどんな仕事をするかでその日の残業時間が決まると言ってもいいでしょう。

一日を効率的に過ごすには、午前中は高い集中力を要する重要な仕事や面倒な仕事を行いましょう。
この時間帯を来客対応や社内の会議にあててしまうのは、時間の使い方としてはとてももったいないです。
もし相手の都合で午前中にミーティングが必要な場合は、少し疲れのたまってきた11時以降など、お昼に近い時間にセッティングしましょう。

また「朝は客先からの電話や上司からの指示が多くて集中できない」という方は、可能であれば別室など集中できる空間を確保することを強くおすすめします。
仕事量に応じてテレワークを上手に活用するのも有効です。



まずはToDoリスト作成

始業の前後に5分ほど時間をとり、その日に行うべきことを「ToDoリスト」で整理することが効率化のためにはおすすめです。

ToDoリストを使えば「仕事の抜け」がなくなるだけでなく、「午前にやる仕事」を書くことで取りかかるきっかけにもなります。
もちろん「優先順位の整理」、「無駄な時間をなくす」などのメリットもあるので、仕事の効率化にとても有益なツールです。

ロア
ロア

ToDoリストを書く5分を確保するだけで、30分や1時間の残業時間短縮につながりますよ。

なお、筆者は以下の書籍で紹介されている午前、午後、隙間時間など、有効な時間の使い方ができるように区切られたToDoリストを使っています。
終わった仕事はToDoリストに大きくバツ印をつけることで、その日完了した仕事が視覚的にわかるようにしています。
この書籍ではToDoリスト以外にもメールの使い方など、仕事の効率化に役立つ情報がたくさん紹介されていますので、気になる方はチェックしてみてください。

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ちなみに一日の計画ではなく、一週間、一ヶ月といった長いスパンでの計画性をもつことで、より効率的で抜けのない仕事ができます。
そのためには、紙の手帳をうまく使うことがおすすめです。
手帳には「月間のスケジュールページに予定を入れているだけ」という方は以下の記事を参考に、より手帳を活用した仕事術を身につけてみてはいかがでしょうか。

午後の余裕につながる

午前中に重要な仕事、面倒な仕事を終わらせてしまうことは、メンタル的に大きなメリットとなります。

読者の方の中には、「面倒な仕事は時間がかかるから、午前の間にその他の雑多な作業を片付けてしまいたい」という方もおられるかもしれません。
「面倒な仕事にとりかかる踏ん切りがつかず、毎日あと回しにしてしまう」という方もおられるでしょうか。
ですが、「面倒な仕事」と把握している時点で、心の中には常にモヤモヤが存在することとなります。

そのため、午前中に重要な仕事、面倒な仕事を終わらせれば、午後は心に余裕を持って仕事に取りかかれます。

反対に面倒な仕事をあと回しにすると、心の中には常に「あとであの仕事をしないといけない」、「いつかやらなければならない」といった状態で、余裕が生まれないでしょう。
場合によっては、他の仕事をしてても集中できないかもしれません。

加えて、あと回しにした面倒な仕事が予想外に時間がかかったり、社内で協議が必要になったりすれば、残業に突入することは確実です。
あと回しにした結果、結局その日に面倒な仕事を終えられず、スッキリせずに帰宅するということにもなりかねません。

結局はいつかやらなければいけない仕事なら、午前中に終わらせて晴れ晴れとした気持ちで午後の作業に取りかかり、スッキリと帰宅できるようにしましょう。

生活習慣が悪循環をつくってるかも

「朝は眠くて頭がまわらない」、「朝一から集中なんてムリ」という方もおられるかもしれません。
そのような方は生活習慣の見直しも考えてみてはいかがでしょうか。
「朝は眠気が残ってて頭がまわらない」という方は十分な睡眠時間を確保できているでしょうか。
また朝食はしっかりと食べているのでしょうか。

ちなみにある学生向けのアンケートでは、学校生活になにかしら問題のある子どもは朝食を食べていない子が圧倒的に多く、朝食を食べる習慣をつけた結果、問題が軒並み改善されたという調査もあります。
文科省の調査でも、朝食を食べている子どもと食べていない子どもの学力には大きな差が出ていることがわかっています。
それくらい、朝食をとることは重要で、毎日の生活に影響を及ぼします。

夜更かしや不規則な生活が日常的だったり、朝食を食べる習慣がなかったりして、朝に集中力を発揮できない方は、以下のような悪循環に陥っている可能性があります。

<不規則な生活による悪循環>

・夜更かしや不規則な睡眠で眠気がとれない
→出社ギリギリまで起きれず、朝食をとれないことも
→午前中は眠気が残り、集中力が欠如
→午後は昼食後の眠気に襲われ、集中力が欠如
→仕事がだらだらと長引き、残業に突入
→帰宅時間が遅くなり、十分に睡眠できない

朝の眠気を言い訳に午前中に重要な仕事や面倒な仕事に取りかかれない方が午後になったら集中力を発揮できるというのは考えづらいですよね。
そのような方は生活習慣を見直し、規則的で十分な睡眠やしっかりとした朝食をとることを心がけ、以下のような好循環に移行したいですね。

<規則的な生活による好循環>

・規則的で十分な睡眠を心がける
→余裕をもった時間に起床し、朝食をしっかり食べる
→出社時には頭が冴え、集中して仕事にとりかかれる
→午前中に重要な仕事、面倒な仕事を終えたことで午後は余裕をもって作業
→残業が減り、終業後は有意義な時間を確保
→規則的で早めの就寝につながる

重要な仕事をあと回しにしてしまう人は

ここまで「重要な仕事、面倒な仕事は午前中に片付けよう」と言ってきましたが、なかなか取りかかれない方も多いと思います。

筆者自身の経験から、「重要な仕事をあと回しにしてしまう人」には以下のようなのケースがあると考えています。

  1. 自分の仕事、能力に自信がないため、ハードルの高い仕事をあと回しにしてしまう
  2. 仕事に優先順位をつけておらず、簡単な作業から手をつけてしまう
  3. プライベートで時間に追われていないため、残業を減らす必要性を感じていない

1番のケースは、若手のころなどに多くの方が経験されているのではないでしょうか。
ハードルの高い仕事に対して「よしやるぞ!」と踏ん切りがつかず、結果的に面倒な仕事が残ってしまうパターンです。
このような方は「とりあえず取りかかってみる」クセをつけることが大切です。
最初はポーズで「とりあえず取りかかってみる」だったのが、1,2年も続ければ仕事への姿勢が大きく変わるはずです。

2番のケースは頭の中で自分の持っている仕事を整理できていないなど、優先順位がつけれていない方です。
1番と同様に、手をつけれる仕事からこなしてしまいますが、「重要な仕事」以前に、すべての仕事の優先順位が曖昧なケースです。
深層心理では面倒な仕事をあと回しにしている人も考えられるので、1番の要因も含んでいる場合もあります。
ToDoリストを使うなど、計画性を持つことによる時間短縮の伸び代は一番大きいかもしれません。

3番のケースは、筆者のまわりを見ると独身の方、特に実家暮らしの方に多いように思います。
趣味などもなければ残業時間を減らす気がそもそも希薄なので、この記事に興味を持たれた方の中には少ないかもしれません。
ですが同僚の方からすると、「なんであいつは自分より仕事量が少ないのに残業してるんだ」と不満を抱かれることのあるので、効率的に仕事を進めることを意識するのは重要です。

いずれにしても面倒な仕事をあと回しにすると、時間に追われ、自分の首を締めることになり、いいことなんて何一つありません。
繰り返しになりますが、結局はいつかやらなければいけない仕事なら、午前中に終わらせて晴れ晴れとした気持ちで午後の作業に取りかかり、スッキリと帰宅できるようにしましょう。

<午後>ミーティング、単純作業

午後は昼食後の眠気に襲われる方も多いかと思います。
午前に比べて効率がおちる傾向にありますので、ミーティングなど複数人で行う作業、もしくはあまり頭を使わないルーティンワークにあてましょう。

午後も高い集中力を求められる仕事をする必要がある方であれば、昼食後に仮眠をとるのがおすすめです。

午後の眠気は血糖値の変動が原因

食後に訪れる眠気の理由は、食事による血糖値の変動にあるとされています。

食事に含まれる糖質の摂取により血糖値が上昇し、それを下げるためにインスリンというホルモンが分泌されます。
糖質のとりすぎなど、血糖値の上昇が大きすぎると、インスリンの分泌が追いつかず、血糖値が高い状態が続いてしまいます。
また血糖値の急上昇によりインスリンが過剰に分泌され、その反動で低血糖な状態になるケースもあります。

いずれもブドウ糖が脳に行きわたらないといった状況になり、倦怠感や眠気につながります。

なお、昼食後の眠気がひどいという方は、「糖質の抑制を意識した食事」、「夜の規則的で十分な睡眠」、「昼休みの仮眠」など、対策を考えるべきかと思います。
また、午後にも集中力が必要な仕事を行う必要のある方であれば、昼休みに仮眠をとり、午後の早い時間に一気に片付けてしまうのがおすすめです。

一人作業や頭を使う作業は不向き

以上の理由から、昼食後は眠気に襲われ、集中力に欠ける方が多いため、一人作業や頭を使う作業には不向きです。
この時間に重要な仕事を行うと、時間がかかるだけでなく、ミスにもつながりやすくなります。

従って、午後にはミーティングなど、複数人で行う仕事にあてましょう。
相手との調整も必要になりますが、ミーティングなどは午前の貴重な時間を避け、午後に予定するほうがお互いの時間を効率的に使えます。

もし一人での作業を行うのであれば、あまり頭を使わずに行える単純作業がよいでしょう。
ルーティンワークで思考をあまり使わずに行える作業であれば、少し眠くなる午後の時間帯でも行えるはずです。
先にも申しあげたとおり、午後にも集中力が必要な仕事を行う必要のある方であれば、昼休みに仮眠をとり、午後の早い時間に一気に片付けてしまいましょう。

<夕方>雑務

夕方は一日の疲れがたまってくるとともに、「早く帰りたい」という心理が働き、午前に比べるとかなり集中力に欠けてしまいます。

ロア
ロア

私自身、15時ごろからかなり集中力がおちるのを自覚しています。

そのため、夕方にはメール処理などの雑務だけが残っている状態にもっていくのが理想です。
日常的に行なっている雑務やメール処理であれば、疲れがたまった状態でも対処できます。

また、もしその他の作業が残っているとしても、「一作業」くらいにすべきでしょう。
「あとこの仕事を終えれば帰れる」というモチベーションにもなります。
ただし「この仕事を終わらせて早く帰りたい」という焦りがでるため、重要な仕事をこの時間帯に行うのは禁物です。

こんなことで時間をとられてるかも

残業時間がなかなか短縮できないという方の中には、パソコンでの作業におけるファイル検索にムダな時間を使っているかもしれません。
「自分はファイル検索に結構時間がかかってるかも」という方は、フォルダ整理するクセをつけるべきです。

フォルダ整理が苦手な人は、ファイルを探すことに1日30分以上の時間を要していると言われています。
週5日では2.5時間、月に10時間、1年では約130時間もファイルを探す時間に費やしていることになります。

もちろん組織で作業をしている以上、ファイル検索の時間を0にはできませんが、フォルダ整理のクセをつけるだけで大幅な時間短縮が望めます。
フォルダ整理が苦手な方は、まわりの方やお客さんにも迷惑をかけている恐れがあるので、気になる方は以下の記事をチェックしてみてください。

おわりに

会社にいる一日で同じだけの仕事をこなすのであれば、効率的に進め、早く帰宅したいものです。

重要なのは自分にとって少しハードルの高い「重要な仕事、面倒な仕事」に早く(午前中に)取りかかり、効率的に仕事を進めることです。
取りかかることが億劫かもしれませんが、取りかかってしまえば、効率的な一日に片足をかけたようなものです。

明日出社したらまずToDoリストを書いてみるところから、一日の時間の使い方を意識して仕事に取りかかってみましょう。

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