仕事のフォルダ整理術!残業時間削減、会社での評価UPにも!

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この記事にたどりついたあなたは、自分がフォルダ整理が苦手と感じているタイプですか?
それとも同僚や上司、部下にフォルダ整理が苦手な人がいて、その人たちのせいでムダな時間をとられてイラだっているタイプですか?

組織で働くとなると、フォルダの管理をマメにされる方ばかりではないですよね。
筆者のまわりでもフォルダ整理が苦手な同僚がいて、時おり困ることもあります。

複数人が共有で使うサーバーなどで、フォルダ整理が苦手な人がいると、本人自身だけでなく、周囲の人にとってもファイルを探すムダな時間を生んでしまいます。
場合によっては、会社や取引先に迷惑、損害を与えてしまう恐れもあります。

本稿では、筆者がこれまでに見てきたフォルダ整理が苦手な人を例に、フォルダ整理をサボるとどのようなリスクがあるかを紹介しています。
また、フォルダ整理術の一例も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

フォルダ整理が苦手な方だけでなく、職場にフォルダ整理が苦手な人がいる方にとっても「職場として早めに手を打たなければ」と感じる点もあるかと思います。

この記事の対象読者

・フォルダ整理が苦手な方
・フォルダ整理が苦手な人と一緒に働いている方
・フォルダ整理をサボった場合、どんなリスクがあるか把握したい方

フォルダ整理しないことよるデメリット

フォルダをしっかり管理しないことにメリットはありません。
そのように言うと「ファイルを保存するときの時間短縮になるじゃないか」との反論を受けそうですが、ファイルを保存する際にわかりやすいフォルダを作ることなんて10秒や20秒あれば可能です。
むしろ、その際の手間を省いた結果、「あのファイルどこいった!?」と探すことになる時間のロスのほうがよほど大きいです。

まずはフォルダ整理を怠ることによるデメリットを紹介していきます。
あなた自身がフォルダ整理をサボるタイプの場合は、デメリットを把握して「うわ、会社や同僚に迷惑かけてるかも」と自覚してください。
また、あなた自身ではなく同僚がそういうタイプだという方は、デメリットをしっかり伝えて、本人に自覚させてあげましょう。

ファイル検索にムダな時間!データ消失の恐れも

「あのファイルどこにいれたっけ」とあちこちのフォルダを開いて探し回られている方もいますよね。
自分の中にルールがなく、思いついたときに思いついたフォルダにファイルを突っ込んでいるのでしょう。

このような方は残業時間も多くなりがち。
一日のなかでファイルを探すムダな時間が多く、一つ一つの作業が途切れるため、作業効率がとても悪くなります。
また、何をどこに保存したのか覚えてないくらいですから、保存することすら抜け落ちたり、必要なデータを誤って削除したりというリスクも高くなります。

ちなみに、フォルダ整理が苦手な人は、ファイル検索に1日平均30分もの時間を要しているというデータもあるようです。
週5日では2.5時間、1年ではおよそ130時間もファイル検索をしていることになります。

まわりの人の時間も奪っている!

自分自身がファイルを探すのに時間がかかるのであれば、他の人がそのファイルを使いたいとなったらなおさら時間がかかるでしょう。
当人が不在のタイミングであれば、他の人がファイルを探すのにかなりの時間を要することが予想されます。

フォルダ整理が苦手な方は、周囲の人の時間も奪っていることも自覚すべきでしょう。
関係性によっては伝えづらい場合もありますが、早めに自覚させてあげた方が本人にとっても、まわりの人たちにとっても良いでしょう。

顧客への誤送信などのリスク

筆者の職場では、古いファイルと新しいファイルを微妙にファイル名だけを変えて同じフォルダに保存するといった方がおられます。
これは時間がたってしまえば当人すらどれが最新のファイルなのかを本人ですら即座に見分けられず、ここでもムダな時間を生んでしまいます。

しかも最新データを見分けられないと、取引先や外注先に誤って古いデータやまったく別のファイルを送ってしまい、外部の人にも迷惑をかける恐れがあります。
当然、機密性の高いデータを誤送信してしまい、会社に損失を与える危険性もありますよね。
組織としての責任を問われる大問題につながる恐れもあるため、早めに手を打つべきです。

出世の妨げになるかも

筆者は以前、上司と課内で誰を管理職に昇格させるべきか、話をする機会がありました。

数名の名前が出てきたのですが、出世にもっとも意欲的なのはAさん。
仕事の実績も十分あり、外部にも顔を知られた存在です。
ですが、Aさんはお世辞にもフォルダ整理が得意とは言えませんでした。

上司もそのことは把握しており、「あのやり方じゃいつか大きなミスをするよね」という共通認識があり、積極的には昇格させようとしていませんでした。

ご自身のフォルダの管理方法などは、意外とまわりの方に見られています。
出世の妨げになるかもしれませんので、出世意欲のある方は少しずつでも改善に努めましょう。

すぐできる対策

フォルダ整理が苦手な人は、「1日平均30分、週5日では2.5時間、1年では約130時間もファイルを探す時間に費やしている」と前述しました。
ですが、フォルダ整理を日常的に行なっていけば、週に一度、5分間をフォルダ整理の確認時間に確保するだけでかなりの時間を短縮できます。

また、自分のなかでファイル保存のルールが定まってきますので、ファイルの誤送信や誤って削除するリスクを回避することができます。
もちろん、組織全体でしっかりとルールを定めることができれば、職場のみんなのファイル検索時間の短縮になるので、より効率的です。

以下では、すぐに取り組める改善策をいくつか紹介していますので、参考にしてみてください。

フォルダに番号やアルファベットをつける

「わかったよ、フォルダを作って分ければいいんだろ」と大雑把にフォルダを作ってしまうと効率化には繋がりません。
フォルダ名を適当につけると、思い通りの順番には並んでくれないからです。

筆者がおすすめするのは、優先度や使用頻度に応じて、フォルダ名に番号をつける方法です。

フォルダの並びは名称や作成日、編集日などで並び替えが可能ですが、基本的な並びは変わらないようにしておきたいものです。
そのため、名称での並びとし、優先度や使用頻度の高いものから「1.〇〇〇」、「2.〇〇○」、、、としておけば、ルール決めがされており、ファイルの保存や検索の手間が省けます。
もしフォルダ数が10を超えるようであれば「a.〇〇〇」、「b.〇〇○」、、、とアルファベットにするのもおすすめです。

新旧のファイルを分ける

先に述べた「古いファイルを誤送信するリスク」に対しては、古いファイルを保存する子フォルダを親フォルダ内に新しく作ることをおすすめします。
古いファイルはそこにすべて移し、最新のファイルだけがすぐに見れるようにします。

もし古いファイルを同一フォルダに残しておきたいのであれば、ファイル名の日付だけを変えるのではなく、ファイル名の頭に「旧1、旧2、、、」や「old1、old2、、、」といったすぐに見分けのつく文言を入れるだけでも改善できるでしょう。

フォルダ整理が苦手な人に限って、古いファイルを削除したり上書きすることを嫌う人が多いように思います。
結果的に、古いファイルのコピー&ペーストで似たようなファイルがいくつも保存されているという状況になりがちです。
要するに「どれが最新の正しいファイルなのか、即座に見分けがつくようにしましょう」ということです。

保存先を決めれないファイルを保存する未整理フォルダ

全てのファイルがすぐに保存先を決定できるわけではないでしょう。
そのため、すぐに保存先を決めれないファイルを保存しておくを「未整理フォルダ」作っておくことをおすすめします。

このフォルダに関しては、週5分のフォルダ整理の時間に必ず整理をしてください。
また、もともとフォルダ整理が苦手な方は、なんでもかんでもここに保存してしまいそうですが、極力、整理されているフォルダに保存するようにしてください。

このフォルダは「あとで必ず整理する」ことを前提とした避難場所のイメージです。

フォルダ整理する時間を決めて習慣化を!

1週間に一度、フォルダ整理する時間を決めてしまうことで、整理の習慣がついていきます。
例えば1週間の疲れが溜まり、集中力が必要な仕事は避けたい金曜の夕方などがいいかと思います。
もちろん、いろんなプロジェクトに関わっていて1週間に一度では追いつかないという人は、1日一度などでもかまいません。

1日の時間の使い方による仕事の効率化については、以下の記事で紹介しています。
残業時間を少しでも減らしたいという方は、この記事もぜひチェックしてみてください。

ちなみにフォルダ整理が苦手な方は、デスクトップに理解できないほどのアイコンが並び、机のまわりもぐちゃぐちゃという方も多いように思います。
フォルダ整理と併せて、デスクトップなどの整理習慣も身につけるとより効率的に仕事を進められます。

筆者はあることをきっかけに、風水を信じるようになったのですが、整理されていないものに囲まれていると、運気が滞ってしまうといわれています。
「仕事運が上がるデスク風水」という書籍を読んでからは、デスクトップのアイコンは3列以内におさめることを自分のルールにしています。
当然、デスクトップ上でファイルを探す時間はほとんどありません。

仕事に関する風水が気になる方は、以下の記事で紹介していますので、こちらの記事もチェックしてみてください。

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組織で改善する提案も必要

あなた自身ではなく、まわりにフォルダ整理が苦手な方がおられる場合はどのように対策すべきでしょうか。

部下や後輩であれば直接指導すればいいですが、先輩や上司にもフォルダの管理が苦手な方はおられるはずです。
先輩や上司に「ちゃんとフォルダを整理してください」とは言いづらいですね。

その場合は、本人に直接言うのではなく、組織の効率化に向けた提案として掲げてみてはいかがでしょうか。
大きな組織であればフォルダの管理方法のルールが定まっている企業も多いですが、ルールが定まっていないのであれば、信頼できる上司に提案し、取り組むのがよいと思います。
その際には、どのようなデメリットがあるかを十分説明することで、スピーディに対応いただけるのではないでしょうか。

なお、会社への提案に関する効果的なプレゼンについては、以下の記事で紹介しています。
フォルダ整理に関することだけでなく、仕事のプレゼン全般に使える方法なので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

おわりに

あなた自身がフォルダ整理が苦手だと自覚しておられる場合は、「同僚や上司、顧客に迷惑をかけているかも」ということを考えながら、少しづつ、フォルダ整理の習慣をつけていきましょう。
疲れが溜まっている金曜の夕方など、フォルダ整理を行う時間帯を決めて、定期的、継続的におこなっていくのが重要です。

また、フォルダ整理が苦手な方は、デスクトップに理解できないほどのアイコンが並び、机のまわりもぐちゃぐちゃという方も多いように思います。
フォルダ整理と併せて、身のまわりやデスクトップの整理も行い、気分一新で仕事に取り組まれてはいかがでしょうか。
組織にとって重大なミスが生じる前にぜひ取り組んでみてください!





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