フォルダ整理が苦手な人は会社に損失を与える?改善して効率化と信頼回復を!

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この記事を読まれているあなたは、パソコンのフォルダ整理をマメにされるタイプでしょうか?

組織で働くとなると、フォルダの管理をマメにされる方ばかりではないと思います。
私のまわりでも、フォルダ整理が苦手な同僚が数名思い当たります。

ロア
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フォルダ整理が苦手な人が触ってるフォルダって中身がぐちゃぐちゃです。

はっきり申し上げると、組織で共有のサーバーなどを利用する場合にフォルダ管理をできない方は周囲の方に迷惑をかけている可能性が高いです。
それだけでなく、仕事先にも迷惑をかけてしまうリスクが高いです。

本稿では、筆者がこれまでに見てきたフォルダ整理が苦手な人を例に、フォルダの管理を怠るとどのようなリスクがあるかを紹介しています。
併せて、フォルダ整理の一例も紹介していますので、参考になれば幸いです。

フォルダ整理が苦手な方だけでなく、職場にフォルダ整理が苦手な人がいる方にとっても「職場として早めに手を打たなければ」と感じる点もあるかと思います。

ロア
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その人がミスをしても会社の責任になりますからね。

□本稿の対象読者
・フォルダ整理が苦手な方
・職場にフォルダ整理が苦手な同僚がいる方
・フォルダ整理を怠った場合のリスクを把握したい方

フォルダ整理しないことにメリットはない

フォルダ整理しないことのデメリット

フォルダをしっかり管理しないことにメリットはありません。
強いて言えば、ファイルを保存する際の手間を省くことでの少しの時間の短縮ですが、フォルダを作ることなんて10秒もあればできます。
ここからお伝えするデメリットによる時間損失に比べれば微々たるもので、メリットと言えるほどのメリットではありません。

反対にデメリットは複数あり、同僚や顧客に迷惑をかける場合もあります

ロア
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フォルダ整理しないことは「百害あって一利なし」ですよ。

考えられる主なデメリットに以下のようなものがあります。

1.ファイルを探すのに時間がかかり、ファイル損失のリスクも
2.周囲の人間に迷惑をかけている
3.顧客などに古いファイルを送るリスクがある
4.出世の妨げになるかも

ファイルを探すのに時間がかかり、ファイル損失の恐れも

私の職場では「あのファイルどこに保存したっけ」とあちこちのフォルダを開いて探し回られている方がいます。
自分の中にルールがなく、思いついたときに思いついたフォルダにファイルを突っ込んでいるのでしょう。

このような方に限って残業時間が多くなりがちです。
ファイルを探す無駄な時間が多く、一つ一つの作業が途切れてしまうため、作業効率は非常に悪くなります

ロア
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これで「残業が多い」と文句でも言おうものなら最悪ですよね。

また、何をどこに保存したのか覚えてないくらいですから、保存することすら抜け落ちたり、必要なデータを誤って削除したりというリスクも高くなります。

ちなみに、フォルダ整理が苦手な人は、ファイルを探すことに1日30分もの時間を要しているようです。
週5日では2.5時間、1年では約130時間もファイルを探す時間に費やしていることになります。

ロア
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年間130時間あれば何か一つ資格を取れるくらいの勉強時間につながりますね。もったいない。

まわりの人に迷惑をかけている

自分自身でも目的のファイルを探すのに時間がかかるのであれば、他の人がそのファイルを使いたいとなったらなおさらでしょう。
当人が不在のタイミングであれば、他の人がファイルを探すのにかなりの時間を要することが予想されます。

フォルダ整理が苦手な方は、このようにまわりが迷惑を被っていることを把握されていない可能性があります。
相手との関係性にもよりますが、早めに自覚させてあげた方が本人にとっても、まわりにとっても良いでしょう。

ロア
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こうゆう方は主観的に仕事をしている方が多いので、できればまわりが指摘してあげましょう。

顧客などに古いファイルを送るリスクがある

私の職場では、古いファイルと新しいファイルを微妙にファイル名だけを変えて同じフォルダに保存するといった方がおられます。
これは時間がたってしまえば当人すらどれが最新のファイルかを即座に見分けられず、ここでも無駄な時間を生んでしまいます。

加えて、顧客や外注先に誤って古いファイルを送ってしまい、外部の人間に迷惑をかける恐れもあります。

会社として責任を問われる問題に繋がる危険性もあるため、早めに手を打つ必要があります。

ロア
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結局はその人ではなく「組織としてどうゆう管理をしてたんだ!」って話になりますからね。

誤ったデータを送られて相手は困惑しているかもしれませんよ

出世の妨げになるかも

以前、上司と課内で誰を管理職に昇格させるべきか、話をする機会がありました。

数名の名前が出てきたのですが、出世にもっとも意欲的なのはAさん。
ですが、Aさんはお世辞にもフォルダ整理が得意とも言えませんでした。

ロア
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上司に意見を求められたので「Aさんは能力的には申し分ないですが、フォルダの管理が非常に雑なのが心配です」と率直に伝えました。

上司もそのことはわかっているようで、「あのやり方じゃいつか大きなミスをするよね」という共通認識があり、積極的に管理職にあげようとはされていませんでした

ご自身のフォルダの管理方法などは、案外、まわりの方に見られています。
出世の妨げになるかもしれませんので、出世意欲のある方は少しずつでも改善に努めましょう。

すぐにできる対策

フォルダ整理による時間短縮とリスク回避

先に「1日30分、週5日では2.5時間、1年では約130時間もファイルを探す時間に費やしている」とお伝えしましたが、フォルダ整理を日常的に行なっていれば、週に1度、5分間をフォルダ整理の確認時間に確保するだけでかなりの時間を短縮できます。

また、ファイル保存のルールが定まってきますので、ファイルの誤送信や誤って削除するリスクを回避することができます。

以下では、すぐに取り組める改善策をいくつか紹介していますので、参考にしてみてください。

フォルダに番号やアルファベットをつける

「わかったよ、フォルダを作って分ければいいんだろ」と大雑把にフォルダを作ってしまうと効率化には繋がりません。
フォルダ名を適当につけると、思い通りの順番には並んでくれないからです。

私がおすすめするのは、優先度や使用頻度に応じて、フォルダ名に番号をつける方法です。

フォルダの並びは名称や作成日、編集日などで並び替えが可能ですが、基本的な並びは変わらないようにしておきたいものです。
そのため、名称での並びとし、優先度や使用頻度の高いものから「1.〇〇〇」、「2.〇〇○」、、、としておけば、ルール決めがされており、ファイルの保存や検索の手間が省けます。
もしフォルダ数が10を超えるようであれば「a.〇〇〇」、「b.〇〇○」、、、とアルファベットにするのもおすすめです。

ロア
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ファイル保存先のルールを決めておくだけでかなりの時間短縮になります。

新旧のファイルを分ける

先述のように古いファイルを送信するリスクに対しては、古いファイルを保存する子フォルダを親フォルダ内に新たに作ってしまう方法をおすすめします。
古いファイルはそこにすべて移し、最新のファイルだけがすぐに見れるようにしています。

もし古いファイルを同一フォルダに残しておきたいのであれば、ファイル名の日付だけを変えるのではなく、ファイル名の頭に「旧1、旧2、、、」や「old1、old2、、、」といったすぐに見分けのつく文言を入れるだけでも改善できるでしょう。

ロア
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要するに新旧のファイルを誤って使用しない確実な方法を取りましょうということです。

すぐに保存先を決めれないファイルを保存するフォルダ

全てのファイルがすぐに保存先を決定できるわけではないでしょう。
そのため、すぐに保存先を決めれないファイルを保存しておく「未整理フォルダ」を作っておくことをおすすめします。

このフォルダに関しては、週5分のフォルダ整理の時間に必ず整理をしてください。
また、もともとフォルダ整理が苦手な方は、なんでもかんでもここに保存してしまいそうですが、極力、整理されているフォルダに保存するようにしてください。

このフォルダは「あとで必ず整理する」ことを前提とした避難場所のイメージです。

組織で改善する提案も必要

ご自身ではなくまわりにフォルダ整理が苦手な方がおられる場合はどのように対策すべきでしょうか。

部下や後輩であれば直接注意すればよいですが、先輩や上司にもフォルダの管理が苦手な方はおられるはずです。
先輩や上司に「ちゃんとフォルダを整理してください」とは言いづらいですね。

その場合は、本人に直接言うのではなく、組織の作業改善の提案として掲げてみてはいかがでしょうか。

ロア
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私は先輩に「サーバーの管理ができないと管理職に上がれないですよ」と直接言いましたけどね。相手との関係性によりますよね。

大きな組織であればフォルダの管理方法のルールが定まっている企業も多いですが、ルールが定まっていないのであれば、信頼できる上司に提案し、取り組むのがよいと思います。

ロア
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ルールが決まってるのに守ってくれない人がいるから困るんですけどね。

その際には、どのようなデメリットがあるかを十分説明することで、スピーディに対応いただけるのではないでしょうか。

デジタルでもアナログでも整理ができない人はいるので、組織としてルールを決めるのが良いでしょう

おわりに

フォルダ整理が苦手だと自覚しておられる方は、「まわりの人間や顧客に迷惑をかけているのかもしれない」ということを考えながら、本稿を今後の改善の参考にしていただければと思います。

また、フォルダ整理は苦手な方は、デスクトップに理解できないほどのアイコンが並んでおり、机のまわりもぐちゃぐちゃという方が多いように思います。
フォルダ整理と併せて、身のまわりやデスクトップの整理も行い、気分一新で仕事に取り組まれてはいかがでしょうか。

まったく気の重い作業ではないはずなので、組織にとって重大なミスが生じる前にぜひ取り組んでください。





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