仕事に集中できないけど早く終わらせたい！オススメの仕事法

仕事を早く終わらせて、定時で帰りたい！
でもなんだか毎日集中できず、残業に突入してしまう。
そんな方も多いかと思います。

筆者はある書籍をきっかけに仕事の取りくみ方に工夫を加えました。
その結果、残業が大幅に減り、趣味や睡眠の時間が格段に増えるなど、生活の満足度が大きく向上しました。

そんなにうまくいかないだろと思う方も、少しの工夫で1時間程度の残業は減らせるはずです！
ぜひ今日、明日の仕事で試してみてください！

集中できないのは環境のせい？

人間の集中力は、仕事の7〜8時間も保ちつづけるのは不可能です。
そのため、休憩も効果的に挟む必要がありますが、それと同時に休憩以外の時間には高い集中力を発揮することが必要です。

集中力に関する研究では、人間の集中力は数分しか続かないという研究もあれば、45分程度が限界だから、学校の授業は45分程度刻みになって言われているものもあります。
少なくとも、2時間も3時間も高い集中力を発揮しつづけるのは、限られた人や状況でないと不可能です。

また、集中しているときに他のことに気をとられると、もとの集中力に戻るために、かなりのタイムロスが必要なことも研究で明らかになっています。
職場であれば、上司や同僚に数秒話しかけられたり、電話対応をしなければならなかったりと、自分以外の要因で集中力が切られることも多いですよね。
「自分ではどうしようもない」と感じている方も多いかと思います。

ですが、自分で改善できる点、無意識に自分の集中力を切らせている要因があることも認識すべきです。
以下のような点は、思い当たる方も多いのではないでしょうか。
・数分おきにメールチェックするのがクセになっている。
・メールや社内チャットの画面上の通知をONにしている。
・視界に入る位置にスマホを置いていて、気になってしまう。
・重たい仕事を後回しにして、つねに頭の中で邪魔してくる。

これらの環境は、自分の工夫次第で改善でき、高い集中力を発揮するための環境を整えられるはずです。
ここからは、高い集中力を発揮するための方法と、あなた自身が抱える現状の問題点を解決するためのヒントを紹介してきます。

同じ時間でも効率が激増！

多くの職場では、1日7〜8時間程度が定時の時間かと思います。
7〜8時間というと、冷静に考えれば結構長い時間ですよね。
この間、集中力を途切れずに保ちつづけるのは不可能です。

そのため休憩を挟みながら、効率的に集中力を発揮するのが、仕事を早く終わらせるためのカギとなります。
ここからは、簡単な工夫で集中力を発揮するための方法を解説していきます。

ちなみにこの方法は、集中力に関しても解説されている以下の書籍を参考に、筆者がアレンジを加えたものです。
気になる方はぜひ書籍もチェックしてみてください。

アラームを上手に使えば気合は不要

仕事に集中するためには、あなた自身の頭に「今からはこの仕事だけに集中する！」と思わせるのが重要です。
ですが、何の目安もなく、やみくもに「集中する！」と思っても、集中力は続かないですよね。

そこで使えるのがスマホやパソコンに内蔵されているアラームを有効に使うことです。
アラームで決めた時間で「この時間はこの仕事だけをやる！」と、1日の7〜8時間を区切っていきましょう。

完全にその仕事だけに集中するために、その間はメールをチェックするのはもちろんNG。
できればお茶や水を飲むのも休憩時間に行いましょう。
あなた自身の気持ちも多少は必要ですが、アラームをセットしてしまえば、徐々に頭が集中モードに切り替わっていくはずです。

オススメは25分

アラームでの設定時間ですが、筆者のオススメは25分集中し、5分休憩するというのを繰り返すパターン。
1クール30分になるので、定時時間に15回前後、繰り返すことができます。

25分は、集中すればあっという間です。
ですが、その間は高い集中を保っているため、仕事が進むとともに、注意力が散漫になっていないため、仕事の成果としても高いものが得られます。
ちなみに筆者が本業の合間に運営しているこのブログも、アラームを使って集中することで、3年以上続けることができています！

時間がかかるものは45分

「これは25分じゃ短すぎる」という仕事であれば、45分で区切りましょう。
45分間は一つの仕事に集中し、10分間休憩を挟みます。
筆者は仕事用のスマホのアラームに休憩用の5分、10分、集中用の25分、45分と4つの時間を登録しています。

45分間集中できれば、25分に比べて、かなり作業量が増えます。
少し時間がかかりそうだけど、極力短時間で集中して終わらせたいときに有効です。

小学校の授業などは45分ですよね。
それは、集中力が持続する時間にも関係しているからです。

雑務も時間を区切ってダラダラしない

意外に時間をムダにしがちなのが、メールチェックや事務処理などの雑務。
頭をあまり使わなくてもいい雑務でも、数が増えるとかなりの時間をとられます。
頭を使わず、注意力が散漫するため、意識しなければダラダラと時間が過ぎていくことも多いのではないでしょうか。

そこでもアラームを使い、時間を区切って一気に終わらせてしまうのがオススメです。
雑務もまとめて「この25分で終わらせる！」と意識することで、普段はダラダラとこなしていく作業も、短時間で終了できます。

仕事の効率化に関する研究では、メールチェックを朝イチでやると、一日の仕事の効率がかなり下がると言われています。
また、メールチェックの頻度が多いほど、一つのことに集中できず、ストレスが増加することもわかっています。
そのため、午前中は重要度や難度の高い仕事に集中し、雑務は昼前、3時、定時前など、時間を決めてさっと終わらせましょう。

ちなみに、フォルダ管理がザツな方は、ファイル検索に1日30分も時間がとられているというデータもあります。
フォルダ管理が苦手と自覚されている方は、少し時間をとって、フォルダ整理をするクセをつけることで、結果的に時間の短縮になります。
フォルダ整理の方法については、以下の記事でアドバイスしていますので、ぜひ参考にしてみてください。

休憩のしかたも重要

高い集中力を保って作業をしたあとの休憩のしかたにより、次の作業時間での集中が違ってきます。
デスクワークでパソコンを使った仕事をされている方であれば、休憩中はパソコンやスマホから離れるのがオススメです。
休憩中にネットを見たいという方もいるかもしれませんが、仕事も休憩もモニターをずっと見ていると、頭が切り替わらずに脳が休まりません。

休憩中は目を閉じて脳を休めるか、体操をするなどしてリフレッシュするのがオススメです。
筆者は、休憩のたびに更衣室などの人がいないスペースに行き、かるい体操をするようにしています。
特に、座りっぱなしの体をほぐすために、屈伸などの脚を動かす運動をすることで、頭も体もリフレッシュでき、席で作業するときとのメリハリがつくのでオススメです。

集中できるスペースが確保できればさらに効率UP！

仕事場所の工夫

「でも、自席で作業してると喋りかけられるし、電話も鳴るので一つのことに集中できない」という方は、社内で集中できるスペースがないかを探してみましょう。
研究では、一度話しかけられると、もとの集中力を発揮するまで、かなりのタイムロスが発生することもわかっています。
そのため、応接室やフリースペースなど、一人で作業できるスペースがないかを探して有効活用するのがオススメです。

また、テレワークが可能な方であれば、有効に使いましょう。
筆者の場合、「今日は絶対にこの作業を終わらせる！」と、やることが明確な場合、テレワークはかなりの集中力と効率が得られます。
もちろん、テレワークのときにもアラームを有効に活用し、高い集中力を保って仕事に取り組みましょう。

自席やパソコンの工夫

よほど急ぎでの対応が求められる仕事がない限り、パソコンの通知はOFFにしましょう。
メールや社内チャットなど、通知をONにしている方も多いのではないでしょうか。
また、通知の切り方がわからず、仕事には不要なニュースなども画面上に通知が表示される方は、すべてOFFにしましょう。

あなた自身も経験があると思いますが、画面に通知が表示されるだけで、発揮していた集中力はかなり削がれます。
最高潮に達していた集中力も、数秒間、同僚に話しかけられただけで、再度最高潮に達するまでに25分もかかるという研究もあるほどです。

また、集中モードに入っているときは、スマホは視界に入れないようにしましょう。
プライベートのスマホはもちろん、仕事用のスマホも視界に入ると、集中力が低下します。

スマホは視界に入るだけで、相手との会話がつまらなく感じてしまうなど、恐ろしい魔力をもっています。
スマホの魔力は以下の書籍で紹介されていますので、スマホにあなたの人生が振り回されないように、ぜひチェックしてみてください。
筆者は仕事用のスマホのアラームを使用していますが、アラームをスタートすれば、視界に入らない場所に置くようにしています。

メールチェックなどは、昼前や夕方など、時間を決めて終わらせましょう。
先に述べたとおり、このような雑務も「25分で終わらせる」と決めてとりかかれば、かなりの時間短縮になります。
1日の時間の使い方については、以下の記事でも紹介していますので、参考にしてみてください。

集中できればメリットだらけ？

ここまで、集中力を保つための方法をご紹介しましたが、高い集中力で仕事に臨めば、さまざまなメリットが得られます。
自分の好きなことに使える時間が増えるだけではなく、社内での評価にもつながること間違いなしです。

おわりに

仕事に集中して取りかかることができれば、メリットだらけです。
仕事が定時に終わって、仕事終わりの時間が長くなるだけでなく、早寝早起きができるようになれば、朝の時間も長くなります。
筆者は今回紹介したアラームを効果的に使う方法で、仕事終わりに好きな本を読む時間や、朝にこのブログの運営や趣味の時間を楽しむことができてます。

今回紹介した方法は、あなたの気持ちも多少は必要ですが、アラームを設定してその間は集中するだけというシンプルなもの。
アラームをスタートしてしまえば、徐々に集中モードに入れるはずです。
とてもシンプルで簡単な方法ですので、ぜひ明日から試してみてください！

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