重要なプレゼンや資料提出など、ある時期に近づくと一気に仕事が忙しくなり、かなり遅い時間まで残業するハメになるという方も多いのではないでしょうか。
月末は忙しくて睡眠時間も満足にとれないんだよ。
ご自身の仕事を平準化するだけで残業時間を大きく短縮できるかもしれませんよ！
建築士をしている筆者自身、プレゼンの前には技術資料の確認やそれに対するプレゼン資料の作成など、かなり忙しくなる時期があります。
この記事では、そのような特定の時期に仕事が極端に忙しくなる方への仕事効率化の方法を紹介しています。
この方法を試してもらえれば残業時間を短縮できるだけでなく、忙しい時期のメンタル面での負担もかなり軽減されるはずです。
自分の仕事の繁閑を知る
お仕事をされている以上、毎週や毎月の仕事量に多少のバラツキがあるのではないでしょうか。
例えば経理のお仕事をされている方であれば、請求書の発行や給料の支払処理などにあたる月末が極端に忙しいなど。
筆者のように定期的に行われるプレゼンの時期が近づくと一気に忙しくなるという方もおられるでしょうか。
そのような方でも常にそのペースで忙しく気が張っているわけではないはずです。
ピークに忙しい時期もあれば、多少手が空いて早めに帰れる時期もあるはずです。
要するに、まずはあなた自身の繁閑（忙しいときとヒマなとき）を知ることで、仕事効率化の手がかりを見つけます。
仕事を前倒しして平準化
ではここから、具体的にどのような方法で仕事を効率化するかを解説していきます。
ポイントは「仕事の前倒し」とそれによる「仕事の平準化」です。
なお、ここでは「個人の仕事の平準化」について紹介しています。
もしあなたが「自分の仕事にヒマな時期なんかないよ」というのであれば、後述する「周囲との仕事の平準化」を参考にしてみてください。
仕事の見える化
まずはあなた自身の仕事量を見えるようにしなければなりません。
いわゆる「仕事の見える化」と呼ばれるものです。
仕事の見える化は、少し細かく分けるほうが、効率化が図りやすくなります。
例えば「Aプロジェクト、Bプロジェクト、、、、」と、ご自身の担当している仕事だけをかき出すのでは不十分です。
Aプロジェクトに対してさらに「企画、プレゼンの方針決定、資料作成、案内の発信、、、、」など、ざっくりと分割します。
なお、細かく分けすぎると、反対に管理しきれなくなるため、上記程度の大雑把な区分で結構です。
ここではあくまで「あなたの仕事の見える化」なので、見える化の方法はやりやすい方法で結構です。
手帳を使う方法や、パソコン上でエクセルなどを使って管理する方法、付箋やカードを使ってかき出す方法など、ご自身にあったやり方で行いましょう。
ちなみに仕事の見える化の方法については、以下の書籍が参考になります。
管理者向けと担当者向け、グループ向けや個人向けなど、様々な仕事の見える化が紹介されていますので、気になる方はチェックしてみてください。
ポチップ
前倒しできる作業をピックアップ
仕事量が見えるようになれば、忙しい時期から手の空いている時期に前倒しできる作業がないかをピックアップしましょう。
「Aプロジェクトはこの時期から忙しくなるけど、この作業はこの時期に取りかかれるな」といった感じです。
要するにあなたの仕事の手の空いている時期を有効利用して、繁忙期の作業を前倒しし、繁閑の平準化を図るということです。
多少手が空いている時期は定時前に作業が終えてぼーっとして、繁忙期には深夜まで残業するというのは、いわゆる仕事の「ムラとムダ」が発生していることになります。
この「ムラとムダ」は、あなたの工夫次第で改善できます。
周囲との平準化も提案
もしごあなたが「私の仕事はつねに忙しいんですが、、、、」と言うのであれば、前述の個人レベルでの仕事の平準化は難しいかもしれません。
そのような方は、周囲の人との「仕事のムラ」がないか、周囲との「仕事の平準化」ができないかを検討、提案しましょう。
組織で働いている以上、人それぞれの仕事量にムラがあることも多いのではないでしょうか。
「なんで自分ばっかりこんなに仕事せなあかんねん」と思いながら作業にあたっている人も多いのではないでしょうか。
このような方はグループへの仕事量の平準化を提案しましょう。
あなたのやっている仕事はすべてあなたにしかできない仕事でしょうか。
毎日あなたより早く帰る人でもできる仕事があるなら、それは組織として仕事量の平準化が可能なはずです。
ただし提案する前に注意すべき点があります。
それはあなた自身の効率が悪く、残業は多いけど仕事量としては他の人のほうが多くこなしていないか。
この部分の認識がずれていると周囲の方から反感を買う可能性が高いです。
「あいつ仕事遅くて残業代もらってるくせに何を文句言ってんねん」と言われますよ。
あなた自身の仕事量が周囲の人より多く、かつ残業も多いことを把握した上で、提案するようにしましょう。
また、あなた自身が他の人を手伝える時期があるのなら、積極的にサポートするようにしましょう。
手伝ってもらうことばかり考えていては、周囲の方と気持ちよく仕事をすることはできません。
自分の手があく時期や、他の人が明らかに忙しい時期があるのであれば、持ちつ持たれつで協力しあいましょう。
サポートし合う関係性を築くことが重要です。
このあたりの工夫についても、以下の書籍でたくさんの事例が紹介されていますので、思い当たる方はチェックされてもいいかと思います。
ポチップ
こんな方法でも仕事効率化
仕事の平準化のほかにも、あなた個人でできる仕事の効率化の方法はたくさんあります。
例えば以下の記事で紹介している「午前、午後の時間の使い分け」。
効率的に仕事ができる午前中に何をするか、効率がおちてくる午後にはどのような作業をすべきかを把握することで、同じ一日の時間でも作業効率は大きく異なります。
どうせ同じ時間だけ仕事をするのであれば、効率的な時間の使い方をしたいですよね。
また、手帳をつかって計画的に仕事を進める方法もあります。
これは仕事の前倒しの計画でも活用できますが、少し先の予定や期限を見据えて計画をくむことで、段取りよく仕事を進めることができます。
手帳の使い方一つで仕事の効率は格段にあがりますので、気になる方は以下の記事をチェックしてみてください。
あなた1人でできる仕事の効率化は様々なものがあります。
結局同じ時間仕事をするのであれば、効率的に進めて負担を軽減できる方がいいですよね。
おわりに
同じ仕事量をこなすにしても、少し先のことを見据えて計画的に進めるだけで、その効率や労力は大きく変わります。
あなたがもし「この時期に忙しくなる」とわかっているのであれば、先に取りかかれることを前倒しし、繁忙期の負担を軽減できるよう、計画を立ててみましょう。
社会人でも計画的に仕事を進めたり、早め早めに作業に取りかかる習慣、クセのない人はとても多いです。
そのような方は、できるところから計画性をもって仕事を進める習慣をつけましょう。
そうすることで自身の負担を軽くできるだけでなく、周囲の信頼も獲得でき、今よりも充実した社会人生活が送れるはずです。
